So sollte ein Event wirklich laufen

Denken Sie an die Eröffnung eines guten Events. Die breite Leinwand hinter der Bühne zeigt den Titel des Tages. Als die erste Speakerin die Bühne betritt, erscheinen ihr Name, ihr Foto und der Titel ihres Vortrags. Der zweite Speaker ist aus einer anderen Stadt zugeschaltet und einfach da, genauso eingerahmt wie alle anderen. Als die Keynote zehn Minuten überzieht, wissen es die Bildschirme im Foyer: Der Countdown für den nächsten Vortrag wartet, statt auf einen Vortrag herunterzuzählen, der noch gar nicht begonnen hat.

Lange brauchte das eine AV-Crew und ein Rack voller Geräte, deshalb blieb es den grossen Konferenzen vorbehalten. Das muss nicht mehr so sein. Derselbe Abend läuft heute auf dem Bildschirm oder Beamer, den die Location ohnehin hat, mit einem kleinen Player am Eingang und einem Handy in der Tasche. Damit wird er realistisch für die Events, die die meisten Leute tatsächlich organisieren: ein Firmenmeeting im Hotel, eine Hochzeit in einem gemieteten Saal, der Jahresabend eines Vereins, die Tagung eines Verbands in einem Seminarhotel.

Einen Bildschirm oder einen Beamer und etwas, das darauf abspielt. In Wunderframe ist dieser Bildschirm eine Stage mit einer Leinwand in beliebiger Grösse: ein Beamer mit 1920×1080, ein Hochformat-Bildschirm beim Eingang oder ein 3840×1080-Band hinter der Bühne. Der Player an seinem Eingang kann sein:

• ein Browser auf dem Laptop, der ohnehin am Beamer hängt;
• eine Android-TV-Box (Android TV);
• ein Raspberry Pi (Raspberry Pi);
• oder ein kleiner PC oder Mac mit der Desktop-App.

Sie koppeln jeden Player einmal mit dem sechsstelligen Code, den er anzeigt. Bei einer Wand aus mehreren Panels hat jedes Panel seinen eigenen Player, und sie laufen im Gleichschritt (Walls and synced screens). Bildschirme speichern ihr Programm auf dem Gerät und spielen bei einem Netzwerkausfall weiter. Warum oft schon eine alte Box reicht, steht in unserem Beitrag über Android-TV-Boxen und Raspberry Pis.

Damit klar ist, was das ersetzt: Wunderframe ersetzt keinen Bildschirm, keine LED-Wand und keinen Prozessor. Es ersetzt den Bildmischer, die Playback-Maschine und die Grafik-Workstation davor.

Ihr Programm sind Daten: Sessions mit Zeiten, Räumen, Titeln und Speakern, und Speaker mit Name, Funktion, Organisation und Foto (siehe Your program). Sie gestalten eine Intro-Folie mit Platzhaltern wie {speaker}, {speaker_title}, {organization}, {photo}, {title} und {time}. Jede Session füllt sie mit ihren eigenen Werten aus.

Niemand tippt Namen neu in eine Grafikvorlage, und eine Änderung im Programm aktualisiert das nächste Intro. Eine Als Nächstes-Folie funktioniert genauso, mit einem Countdown auf die nächste Session der Stage. An einer Hochzeit sind die Sessions vielleicht die Reden, der erste Tanz und die Torte – der Folie ist das egal.

Jeder Speaker erhält einen persönlichen Link, ohne Konto und ohne App. Er öffnet eine Seite mit Kamera- und Mikrofontest, einer Pegelanzeige und einer Schaltfläche, um die Bildschirmfreigabe zu testen. Danach treten sie dem Backstage bei und drücken I’m ready. Ihre Folien kommen vom eigenen Laptop über den Browser auf den Bildschirm – am Rednerpult muss zwischen den Vorträgen nichts umgesteckt werden, und es gibt keinen HDMI-Handshake, der scheitern kann.

Ein Speaker in einer anderen Stadt öffnet dieselbe Art Link. Für den Saal ist er ein Speaker wie der am Rednerpult: dieselbe Folie, dieselbe Bauchbinde, dasselbe Take. Es gibt keinen separaten Videocall, der abgegriffen werden muss. Was der Saal sieht, wird pro Session festgelegt: die Kamera, der geteilte Bildschirm oder der Bildschirm mit einem kleinen Kamerabild darin. Nichts aus dem Backstage erreicht einen Bildschirm, bevor die Session live ist.

Proben laufen über denselben Link: Planen Sie eine Woche vorher einen Termin, oder drücken Sie Rehearse now, während Sie mit dem Speaker telefonieren. Zugeschaltete Speaker hängen weiterhin am Netz, und das verschweigen wir nicht. Das Video läuft über WebRTC, das ausgehendes UDP aus der Location braucht, und ein schlechtes Mikrofon am anderen Ende klingt weiterhin schlecht. Verliert ein Bildschirm aber die Verbindung zu einer Live-Session, spielt er den Loop des Raums, statt schwarz zu werden.

Der Live-Desk zeigt jede Stage mit dem, was sie spielt, und warum. Auf einem Handy wird er zum GO-Modus: Back und ein grosses GO für die Show, eine Leiste mit den Räumen und für jeden Raum ein Blatt mit Put presenter on, Session finished, Back to schedule und Black. Sie übernehmen eine Szene von Hand und geben den Bildschirm danach wieder an seinen Zeitplan zurück. Black muss scharf geschaltet werden, und auf einem Touchscreen halten Sie die Taste eine Sekunde lang – so kann es keine Hosentasche auslösen.

Zeitgesteuerte Cues löst der Server aus: Wer den Laptop zuklappt oder das Handy verliert, hält sie nicht an. Eine Statuszeile sagt, wenn der Desk hinterherhinken könnte, damit die Regie weiss, wann sie vor dem GO in den Saal schauen sollte. Mehr dazu in Schedule and go live.

Das Agenda-Board im Foyer liest dieselben Sessions und zeigt in jedem Raum, was gerade läuft und was als Nächstes kommt. Wenn die Keynote überzieht, springt nichts voraus: Der Countdown für den nächsten Vortrag wartet bei 00:00, bis jemand Take drückt. Der Desk und jeder Bildschirm ermitteln mit derselben Funktion, was zu zeigen ist – die Kachel auf dem Handy der Regie und das Bild auf der Wand können sich also nicht widersprechen.

Ein QR-Code auf dem Bildschirm öffnet eine Seite auf dem Handy der Gäste, auch hier ohne App und ohne Login. Gäste schreiben Notizen, stellen Fragen und schiessen Polaroids, die auf den Walls landen, und der Speaker oder die Regie wählt eine Frage aus, die gross gezeigt wird. Sie entscheiden, was durchkommt: offen, zuerst freigeben oder eine automatische Prüfung. Wie das mit einem grossen Publikum funktioniert, steht in Vom QR-Code zur Polaroid-Wall, und wie es sich mit den üblichen Q&A-Tools vergleicht, in Slido, Mentimeter oder Wooclap?

• Menschen. Rollenlisten für Live-Events, etwa die von Endless Events beschriebenen AV-Rollen oder die Texte von Precon Events über den Show Caller, nennen einen Show Caller, einen Stage Manager, einen technischen Leiter, einen Video-Engineer am Bildmischer, Operator für Grafik und Playback, Kameraleute, Ton, einen LED-Techniker und bei hybriden Events einen Streaming-Operator. Nicht jeder Event besetzt jede Rolle, aber zusammengezählt kommen rund sechs bis zehn Technikerinnen und Techniker für eine Bühne zusammen. Das ist unsere Schätzung aus diesen Listen, keine Umfrage.
• Kosten im deutschsprachigen Markt. LED-Wand mieten rund EUR 50–200 pro Quadratmeter und Tag, ohne Installation (Kampro, Acetec); freischaffende Bildmischer oder Medien-Operator rund EUR 400–600 für einen Zehnstundentag (VPLT-Studie); Hybrid- oder Livestream-Produktion EUR 3'500–15'000 (eigenart filmproduktion). US-Leitfäden setzen AV oft mit 10–20 % des Eventbudgets an (DMAK Productions) – eine US-Zahl, die wir nicht unverändert übernehmen würden.
• Wo es bricht. Folien, die in letzter Minute ausgetauscht werden, und Versionschaos (AVFX), schwarze Bildschirme, wenn HDMI- und HDCP-Handshakes am Bildmischer scheitern (Blog von OREI), und zugeschaltete Speaker mit Ton- und Netzwerkproblemen, meist über einen separaten Videocall (Developit).

Unsere Schätzung, klar als solche gekennzeichnet: Eine 32:9-Wand von rund 18 m², ihr Prozessor, ein Medienserver und sechs bis acht Personen Crew kommen auf rund CHF 8'000–15'000 für AV an einem Showtag, ohne Ton und Licht. Die Rechnung: 18 m² zu EUR 50–200 ergeben EUR 900–3'600 für die Wand, sechs bis acht Personen zu EUR 400–600 ergeben EUR 2'400–4'800. Dazu kommen Prozessor, Bildmischer, Medienserver, Rigging, ein Aufbautag und der Transport.

Viele Hotels, Seminarzentren und Eventsäle haben in ihren Räumen fest installierte Bildschirme. Betreibt die Location sie mit Wunderframe, kann sie sie Ihnen für die gebuchte Zeit ausleihen: Sie bereiten alles in Ihrem eigenen Workspace vor und prüfen es, bevor Sie anreisen, am Tag selbst muss nichts verkabelt werden, und nach Ihrer Buchung gehen die Bildschirme von selbst an die Location zurück. Wie das funktioniert, steht in Verkabelte Bildschirme mit dem Raum ausleihen.

• Ton. Am Mischpult wollen Sie weiterhin jemanden. Der Ton eines Speakers kommt auf Stages, die für Speaker-Audio markiert sind, aus dem Player – in Ihre Beschallung wie jede andere Quelle.
• Licht, Kameras und Bildvergrösserung. Wenn Sie die Nahaufnahme einer Kamerafrau auf der Wand wollen, braucht es weiterhin eine Kamera und einen Menschen.
• Den Bildschirm selbst oder die LED-Wand mit Rigging und Prozessor.
• Einen ausgehenden Livestream für Leute zu Hause.

Und jemand ist weiterhin für den Raum verantwortlich und drückt die Knöpfe. Wunderframe macht diesen Job klein, nicht überflüssig.

Bei einem Firmenmeeting oder einer Hochzeit ist die Bildschirmseite eine Person mit einem Handy, oft jemand, der ohnehin am Event ist. Bei einer Konferenz mit einer Bühne ist es aus unserer Sicht (kein Benchmark) eine Person am Desk – das kann der Stage Manager sein –, dazu Ihre Tontechnik und wer die Wand aufbaut. Es braucht keinen Bildmischer, keinen Grafik- und keinen Playback-Operator, weil das Programm die Grafiken steuert und die Speaker ihre eigenen Bildschirme mitbringen.

Lesen Sie Presenters and sessions für die Sicht der Regie und Keynotes that wait for the speaker für einen durchgespielten Morgen. Die Pläne finden Sie unter Preise. Dann starten Sie kostenlos und schicken einen Bildschirm und einen Speaker-Link durch eine Probe.