Comment un événement devrait vraiment se dérouler

Pensez à l’ouverture d’un bel événement. Le grand écran derrière la scène affiche le titre de la journée. Quand la première intervenante entre en scène, son nom, sa photo et le titre de sa présentation apparaissent. Le deuxième intervenant se connecte depuis une autre ville et il est simplement là, cadré comme tous les autres. Quand la keynote déborde de dix minutes, les écrans du hall le savent : le compte à rebours de la présentation suivante attend, au lieu de décompter vers une présentation qui n’a pas encore commencé.

Longtemps, il fallait pour cela une équipe AV et une baie pleine d’appareils, si bien que c’était réservé aux grandes conférences. Ce n’est plus nécessaire. La même soirée tourne aujourd’hui sur l’écran ou le projecteur que la salle possède déjà, avec un petit lecteur branché dessus et un téléphone dans la poche. Cela la rend réaliste pour les événements que la plupart des gens organisent vraiment : une réunion d’entreprise dans un hôtel, un mariage dans une salle louée, la soirée annuelle d’un club, le congrès d’une association dans un centre de séminaires.

Un écran ou un projecteur, et de quoi jouer dessus. Dans Wunderframe, cet écran est une stage, avec un canevas de n’importe quelle taille : un projecteur 1920×1080, un écran vertical à l’entrée ou une bande 3840×1080 derrière la scène. Le lecteur branché dessus peut être :

• un navigateur sur l’ordinateur qui est de toute façon relié au projecteur ;
• un boîtier Android TV (Android TV) ;
• un Raspberry Pi (Raspberry Pi) ;
• ou un petit PC ou Mac avec l’application de bureau.

Vous associez chaque lecteur une fois avec le code à six lettres qu’il affiche. Sur un mur de plusieurs panneaux, chaque panneau a son propre lecteur et ils restent synchronisés (Walls and synced screens). Les écrans gardent leur programme sur l’appareil et continuent de jouer en cas de coupure réseau. Pourquoi un vieux boîtier suffit souvent, c’est dans notre article sur les boîtiers Android TV et les Raspberry Pi.

Pour être clair sur ce que cela remplace : Wunderframe ne remplace ni un écran, ni un mur LED, ni son processeur. Il remplace le mélangeur, la machine de playback et la station graphique placés devant.

Votre programme, ce sont des données : des sessions avec horaires, salles, titres et intervenants, et des intervenants avec un nom, une fonction, une organisation et une photo (voir Your program). Vous concevez une slide de présentation avec des champs comme {speaker}, {speaker_title}, {organization}, {photo}, {title} et {time}. Chaque session la remplit avec ses propres valeurs.

Personne ne ressaisit de noms dans un modèle graphique, et une modification du programme met à jour la présentation suivante. Une slide À suivre fonctionne de la même façon, avec un compte à rebours calé sur la prochaine session de la stage. À un mariage, les sessions sont peut-être les discours, la première danse et le gâteau ; la slide ne fait pas la différence.

Chaque intervenant reçoit un lien personnel, sans compte et sans application. Il ouvre une page avec un test de caméra et de micro, un indicateur de niveau et un bouton pour tester le partage d’écran. Ensuite, il rejoint les coulisses (Backstage) et appuie sur I’m ready. Ses slides arrivent à l’écran depuis son propre ordinateur, par le navigateur : rien n’est à rebrancher au pupitre entre deux présentations, et il n’y a pas de négociation HDMI qui puisse échouer.

Un intervenant dans une autre ville ouvre le même genre de lien. Pour la salle, c’est un intervenant comme celui au pupitre : même slide, même bandeau, même Take. Il n’y a pas d’appel vidéo séparé à capter. Ce que voit la salle se règle par session : la caméra, l’écran partagé ou l’écran avec une petite image de caméra. Rien ne passe des coulisses à un écran avant que la session soit en direct.

Les répétitions passent par le même lien : prévoyez un créneau une semaine avant, ou appuyez sur Rehearse now pendant que vous avez l’intervenant au téléphone. Intervenir à distance dépend toujours du réseau, et nous ne prétendons pas le contraire. La vidéo passe par WebRTC, qui a besoin d’UDP sortant depuis la salle, et un mauvais micro à l’autre bout sonne toujours mal. Mais si un écran perd la connexion à une session en direct, il joue la boucle de la salle au lieu de passer au noir.

La régie live (Live desk) montre chaque stage avec ce qu’elle joue et pourquoi. Sur un téléphone, elle passe en mode GO : Back et un grand GO pour le show, une bande avec les salles, et pour chaque salle une feuille avec Put presenter on, Session finished, Back to schedule et Black. Vous prenez une scène à la main, puis vous rendez l’écran à son planning quand vous avez terminé. Le noir doit être armé, et sur un écran tactile on le maintient une seconde, pour qu’une poche ne puisse pas le déclencher.

Les cues minutés sont déclenchés par le serveur : fermer l’ordinateur ou perdre le téléphone ne les arrête pas. Une ligne d’état signale quand la régie risque d’être en retard, pour que l’opérateur sache quand jeter un œil à la salle avant d’appuyer sur GO. Plus de détails dans Schedule and go live.

L’écran d’agenda du hall lit les mêmes sessions et affiche ce qui se passe maintenant et ensuite dans chaque salle. Quand la keynote déborde, rien ne saute en avant : le compte à rebours de la présentation suivante attend à 00:00 jusqu’à ce que quelqu’un appuie sur Take. La régie et chaque écran déterminent ce qu’il faut afficher avec la même fonction : la vignette sur le téléphone de l’opérateur et l’image sur le mur ne peuvent donc pas se contredire.

Un QR code à l’écran ouvre une page sur le téléphone des invités, là encore sans application et sans connexion. Les invités écrivent des notes, posent des questions et prennent des polaroids qui arrivent sur les murs, et l’intervenant ou l’opérateur choisit une question à afficher en grand. Vous décidez de ce qui passe : ouvert, validation d’abord ou contrôle automatique. Comment cela fonctionne avec une foule, c’est dans Du QR code au mur de polaroids, et la comparaison avec les outils de Q&R habituels, dans Slido, Mentimeter ou Wooclap ?

• Les personnes. Les listes de rôles pour les événements live, comme les postes AV décrits par Endless Events ou les articles de Precon Events sur le show caller, citent un show caller, un régisseur de plateau, un directeur technique, un ingénieur vidéo au mélangeur, des opérateurs graphisme et playback, des cadreurs, le son, un technicien LED et, pour les événements hybrides, un opérateur streaming. Tous les événements ne pourvoient pas tous les rôles, mais au total on arrive à environ six à dix techniciens pour une scène. C’est notre estimation à partir de ces listes, pas une enquête.
• Les coûts sur le marché germanophone. Location d’un mur LED environ EUR 50 à 200 par mètre carré et par jour, installation non comprise (Kampro, Acetec) ; un mélangeur vidéo ou opérateur média indépendant environ EUR 400 à 600 pour une journée de dix heures (étude VPLT) ; production hybride ou livestream EUR 3500 à 15 000 (eigenart filmproduktion). Les guides américains situent souvent l’AV entre 10 et 20 % du budget d’un événement (DMAK Productions), un chiffre américain que nous ne transposerions pas tel quel.
• Là où ça casse. Des slides changées au dernier moment et le chaos des versions (AVFX), des écrans noirs quand les négociations HDMI et HDCP échouent au mélangeur (le blog d’OREI), et des intervenants à distance avec des problèmes de son et de réseau, arrivant généralement par un appel vidéo séparé (Developit).

Notre estimation, clairement présentée comme telle : un mur 32:9 d’environ 18 m², son processeur, un serveur média et une équipe de six à huit personnes reviennent à environ CHF 8000 à 15 000 pour l’AV d’une journée de show, son et lumière non compris. Le calcul : 18 m² à EUR 50–200 donnent EUR 900 à 3600 pour le mur, et six à huit personnes à EUR 400–600 donnent EUR 2400 à 4800. Ajoutez le processeur, le mélangeur, le serveur média, l’accroche, une journée de montage et le transport.

Beaucoup d’hôtels, de centres de séminaires et de salles d’événements ont des écrans installés dans leurs salles. Si la salle les gère avec Wunderframe, elle peut vous les prêter pour la durée de votre réservation : vous préparez et vérifiez tout depuis votre propre workspace avant d’arriver, rien n’est à câbler le jour même, et les écrans reviennent d’eux-mêmes à la salle à la fin de votre réservation. Comment cela fonctionne, c’est dans Prêter ses écrans câblés avec la salle.

• Le son. Il vous faut toujours quelqu’un à la console. Le son d’un intervenant sort du lecteur sur les stages prévues pour l’audio des intervenants, et entre dans votre sonorisation comme n’importe quelle autre source.
• La lumière, les caméras et l’IMAG. Si vous voulez le gros plan d’un cadreur sur le mur, il faut toujours une caméra et une personne.
• L’écran lui-même, ou le mur LED avec son accroche et son processeur.
• Un livestream sortant pour les personnes à la maison.

Et quelqu’un reste responsable de la salle et appuie sur les boutons. Wunderframe rend ce travail léger, pas inutile.

Pour une réunion d’entreprise ou un mariage, le côté écrans, c’est une personne avec un téléphone, souvent quelqu’un qui est de toute façon à l’événement. Pour une conférence avec une scène, notre avis (pas un benchmark) est qu’il faut une personne à la régie – qui peut être le régisseur de plateau –, plus votre technicien son et la personne qui monte le mur. Il n’y a ni opérateur mélangeur, ni opérateur graphisme, ni opérateur playback, parce que le programme pilote les graphismes et que les intervenants apportent leurs propres écrans.

Lisez Presenters and sessions pour le point de vue de l’opérateur et Keynotes that wait for the speaker pour une matinée racontée pas à pas. Les formules sont sur la page Tarifs. Ensuite, commencez gratuitement et faites passer un écran et un lien d’intervenant par une répétition.