Eine Konferenz von einem Live-Desk aus führen

Hinter den Kulissen einer Konferenz mit mehreren Räumen sieht es oft gleich aus. In jedem Raum hängt ein Laptop am Beamer, jemand sitzt daneben, eine Foliensammlung pro Speaker und eine Checkliste auf dem Tisch. Der Foyer-Bildschirm zeigt ein PDF des Programms, das am Montag noch stimmte. Wenn ein Vortrag überzieht, geht die Nachricht per Funk.

Dieser Beitrag geht denselben Tag durch – mit allen Bildschirmen an einem Desk.

Koppeln Sie zuerst jeden Bildschirm – Raumbeamer, Foyer, Eingang – als Stage in der Location. Fassen Sie Räume zu Gruppen zusammen, die oft gemeinsam wechseln. Von da an beantwortet jede Stage alle paar Sekunden eine Frage: Was zeige ich jetzt, und warum? Ein Take von Hand gewinnt, dann eine Regel, dann das Call Sheet, dann die Ruhe-Karte.

Der Live-Desk zeigt jede Stage als Kachel mit dem, was sie spielt, warum und wer sie hält. Von dort übernehmen Sie eine Szene von Hand, rufen einen Preset ab, fahren eine Show Cue für Cue, beenden eine Session oder schalten einen Raum auf Schwarz. Auf dem Laptop sehen Sie alle Stages und Sessions nebeneinander; auf dem Handy wird daraus ein grosser GO-Knopf und der Raum, den Sie brauchen.

Führen Sie das Programm als Daten – eingetippt, als CSV oder JSON-Adresse – und lassen Sie ein Agenda-Board nach der Uhr der Location zeigen, was jetzt und danach in jedem Raum läuft. Dieselben Daten füllen Speaker-Intros und eine «Als Nächstes»-Karte mit Countdown in jedem Raum. Verschiebt sich eine Session, ändern Sie eine Zeile, und alle Bildschirme ziehen nach. Wenn Sie die Vorlagen einmal eingerichtet haben wie in Ein Bildschirm-Setup, das Sie für jedes Kundenevent wiederverwenden, zahlt sich das hier aus.

Ein Remote-Speaker bekommt einen persönlichen Link zu seiner Session. Er öffnet ihn im Browser, prüft Kamera und Mikrofon in einem Warteraum und meldet sich bereit. Im Desk erscheint seine Session mit einer Take-Schaltfläche, und Sie bringen ihn in einer Folie, die Sie gestaltet haben, auf den Bildschirm des Raums. Er sieht ein kleines Bild dieses Bildschirms, solange er drauf ist. Proben Sie mit demselben Link Tage vorher, auf Wunsch auf einer Test-Stage.

Zeigen Sie zwischen den Vorträgen einen QR-Code auf dem Raumbildschirm. Das Publikum schickt Fragen und Haftnotizen vom Handy, ohne App und ohne Login. Wählen Sie, ob Beiträge sofort erscheinen oder auf eine Freigabe warten. Wählt die Moderation oder der Speaker eine Frage aus, erscheint sie gross auf der Wall des Raums.

Ein Desk lässt eine Konferenz nicht von selbst laufen. Jemand entscheidet weiterhin, wann eine Session vorbei ist, spricht mit dem Speaker, der überzieht, und hat den Saal im Blick. Ton, Kameras und Licht sind eine eigene Sache. Und Live-Speaker brauchen eine stabile Verbindung in der Location. Was wegfällt, ist der Laptop pro Raum und das Rätseln, was welcher Bildschirm gerade zeigt.

Koppeln Sie einen Raumbildschirm und das Foyer, importieren Sie das Programm vom letzten Jahr und öffnen Sie den Desk auf Ihrem Handy. Mehr auf Wunderframe für Konferenzen und Firmenevents, Schritt für Schritt in Planen und live gehen und Presenter. Starten Sie kostenlos.