Piloter une conférence depuis une seule régie live

En coulisses, une conférence à plusieurs salles a souvent la même allure. Dans chaque salle, un ordinateur relié au projecteur, quelqu’un à côté, un jeu de slides par intervenant et une check-list scotchée sur la table. L’écran du hall affiche un PDF du programme qui était juste lundi. Quand une présentation déborde, la nouvelle circule par radio.

Cet article reprend la même journée, avec tous les écrans sur une seule régie.

Commencez par associer chaque écran – projecteurs des salles, hall, entrée – comme stage du lieu. Regroupez les salles qui changent souvent ensemble. Dès lors, chaque stage répond toutes les quelques secondes à une question : que dois-je montrer maintenant, et pourquoi ? Une prise en main l’emporte, puis une règle, puis le planning, puis l’écran de repos.

La régie live montre chaque stage sous forme de tuile avec ce qu’elle joue, pourquoi et qui la contrôle. De là, vous prenez une scène en main, rappelez un Preset, déroulez un show cue par cue, terminez une session ou passez une salle au noir. Sur un ordinateur, vous voyez toutes les stages et toutes les sessions côte à côte ; sur un téléphone, elle devient un grand bouton GO et la salle dont vous avez besoin.

Gérez le programme en données – saisi, un CSV ou une adresse JSON – et laissez un écran d’agenda montrer ce qui se passe maintenant et ensuite dans chaque salle, selon l’horloge du lieu. Les mêmes données remplissent les introductions d’intervenants et une carte « À suivre » avec compte à rebours dans chaque salle. Quand une session bouge, vous modifiez une ligne et tous les écrans suivent. Si vous avez configuré les modèles une fois, comme dans Une configuration d’écrans à réutiliser pour chaque événement client, c’est ici que cela paie.

Un intervenant à distance reçoit un lien personnel vers sa session. Il l’ouvre dans un navigateur, vérifie caméra et micro dans une salle d’attente et se déclare prêt. Sa session apparaît dans la régie avec un bouton « Take », et vous l’affichez sur l’écran de la salle dans une slide que vous avez conçue. Il voit une petite image de cet écran pendant qu’il y est. Répétez avec le même lien des jours avant, sur un écran de test si vous le souhaitez.

Affichez un QR code sur l’écran de la salle entre deux présentations. Le public envoie des questions et des post-it depuis son téléphone, sans appli ni connexion. Choisissez si les messages s’affichent tout de suite ou attendent une validation. Quand le modérateur ou l’intervenant choisit une question, elle s’affiche en grand sur le mur de la salle.

Une régie ne fait pas tourner une conférence toute seule. Quelqu’un décide toujours quand une session est terminée, parle à l’intervenant qui déborde et garde un œil sur la salle. Le son, les caméras et la lumière restent à part. Et les intervenants en direct ont besoin d’une connexion stable sur place. Ce qui disparaît, c’est l’ordinateur par salle et le doute sur ce qu’affiche chaque écran.

Associez l’écran d’une salle et celui du hall, importez le programme de l’an dernier et ouvrez la régie sur votre téléphone. Plus d’informations sur Wunderframe pour les conférences et les événements d’entreprise, et étape par étape dans Planifier et passer en direct et Intervenants. Commencez gratuitement.