Des intervenants en direct sans surprises : le guide des organisateurs d’événements

La plupart des problèmes avec un intervenant le jour J ont été décidés des semaines plus tôt. L’ordinateur qui ne partage pas son son, le Wi-Fi qui exige un numéro de chambre avant de laisser entrer qui que ce soit, la question dont personne ne savait qui devait la choisir. Sur scène, cela ressemble à de la malchance. En coulisses, ce sont des trous dans la préparation.

Cet article est un guide pour celles et ceux qui organisent une conférence ou un événement avec des intervenants en direct : ce qu’il faut régler avec chaque intervenant avant le jour J, comment répéter, quoi demander au réseau du lieu, qui s’occupe de quelle salle et comment fonctionnent les questions-réponses. Les captures d’écran viennent d’une conférence inventée, la Harbor Conference 2026, avec une keynote de Mara Keller dans l’Aula.

Dans Wunderframe, chaque intervention est une session : un créneau dans une salle, avec ses intervenants, la slide qui les encadre et une règle de passage à l’antenne. Chaque intervenant reçoit un lien personnel. Derrière ce lien se trouve sa propre page : une salle d’attente appelée backstage, où il vérifie sa caméra et son micro, partage ses slides, indique I’m ready et choisit plus tard les questions du public. Il n’a besoin ni de compte ni d’application. Le même lien sert à chaque répétition et à l’intervention elle-même.

La préparation suit donc un ordre clair :

1. Planifier les sessions et envoyer les liens, environ trois semaines avant.
2. Répéter à distance, une semaine avant.
3. Visiter le lieu et régler la question du réseau.
4. Répéter sur place, sur le vrai écran.
5. Briefer chaque intervenant le jour J.

Créez une session pour chaque intervention, avec sa salle, son heure de début et sa durée (voir Plan a session). Ajoutez les intervenants, puis envoyez à chacun son lien avec Send by email : il reçoit le lien et une entrée d’agenda avec la salle, l’heure de début à l’heure du lieu et le moment où le backstage ouvre. Joignez la page What to expect as a presenter. Elle est courte et répond aux questions qu’on vous poserait sinon par téléphone.

Quatre décisions ont leur place dans le même e-mail, car l’intervenant se prépare différemment selon la réponse :

• Qui le met à l’écran. Soit la session bascule d’elle-même quand l’intervenant appuie sur I’m ready (ou à l’heure de début), soit un opérateur à la régie appuie sur Take. Dès qu’il y a du public dans la salle, nous recommandons l’opérateur : quelqu’un qui voit si l’intervenant est vraiment au pupitre. Les détails sont dans Go-live modes.
• Comment il montre ses slides. Depuis un ordinateur, en partageant son écran, ou sous la forme d’un fichier HTML qu’il envoie à l’avance : les écrans le jouent eux-mêmes et son téléphone fait défiler les slides (Present your own HTML deck). Dans ce cas, aucun ordinateur n’est nécessaire au pupitre.
• S’il apporte son propre ordinateur ou utilise celui du pupitre. Le sien lui est familier, celui du pupitre est testé. Choisissez-en un et répétez sur celui-là.
• Qui choisit les questions du public : l’opérateur, l’intervenant, ou les deux. Nous y revenons plus bas, car cela change ce que l’intervenant a en main pendant son intervention.

Sur la page de la session, planifiez une répétition. Same time, one week before propose une bonne valeur par défaut : l’intervenant répète à l’heure où il présentera, avec la même lumière à la fenêtre et la même charge sur son réseau. Il utilise le lien qu’il a déjà ; celui-ci ouvre 15 minutes avant la répétition. Un bandeau indique qu’il s’agit d’une répétition, et rien n’arrive sur un écran.

Vingt à trente minutes suffisent. Procédez dans cet ordre :

• Caméra et micro. Les bons appareils choisis, le niveau qui bouge, un casque en cas d’écho. Vous l’entendez avec Listen sur la page de la session.
• Le partage d’écran, avec le son. Une vidéo dans les slides demande Include computer audio, et dans Chrome l’intervenant doit choisir l’onglet et activer son son dans la fenêtre de partage. C’est l’étape qui échoue le plus souvent, et personne ne veut le découvrir devant deux cents personnes.
• Slides and text ou Playing a video. Un interrupteur sur sa page qui indique au flux ce qui doit rester net.
• Le cadrage. Sa page montre ce que la stage affichera quand il sera à l’antenne. Regardez-le ensemble : le nom, le titre, la place laissée à la caméra.
• I’m ready, et ce qui suit. Faites-le appuyer une fois, pour que ce soit un réflexe le jour J et non une question.

Tout a fonctionné ? Alors le lien, le navigateur et les appareils sont validés. Tout ce qui change après cette répétition (un nouvel ordinateur, un nouveau casque, un autre navigateur) justifie une deuxième répétition, courte.

Un intervenant en direct est un flux vidéo, et un flux a besoin d’une connexion stable dans les deux sens. Les écrans continuent de jouer leur programme pendant une coupure réseau (voir Offline, caching and storage) ; une personne devant une caméra, non. Visitez donc le lieu avec une seule question en tête : à quoi seront connectés le pupitre, les téléphones et les écrans, et qui d’autre sera dessus ?

Le Wi-Fi d’un lieu échoue presque toujours de la même façon :

• Une page de connexion. Les réseaux invités demandent souvent d’abord un numéro de chambre ou un formulaire accepté. Un ordinateur passe cette étape. Une box Android TV ou un Raspberry Pi derrière un projecteur, en général non.
• Partagé avec le public. Pendant la visite, le réseau était bon, il n’y avait personne. À 10 heures le jour J, trois cents téléphones envoient des photos.
• Un pare-feu strict. Certains réseaux d’entreprise et d’hôtel bloquent les connexions qu’utilise la vidéo en direct. Demandez tôt le contact informatique du lieu et testez sur le réseau réel, pas sur une promesse.
• Le mot de passe change chaque jour, ou le réseau s’arrête à la porte de la salle louée.

Notre conseil : apportez votre propre réseau pour la scène. Un routeur de voyage avec sa propre carte SIM sur le pupitre donne à l’ordinateur du pupitre, au téléphone de l’intervenant, à celui du coordinateur de salle et aux lecteurs des écrans un réseau avec un nom et un mot de passe que vous avez choisis, et personne d’autre dessus. Reliez les lecteurs par câble quand c’est possible, et branchez le routeur sur le secteur, pas sur une batterie. La partie de l’intervenant devient alors vraiment plug and play : il ouvre l’ordinateur, celui-ci est sur le réseau de la scène, le lien s’ouvre.

Gardez le réseau du lieu en secours, et testez-le lors de la visite comme la ligne principale : avec un écran associé dessus et un lien d’intervenant ouvert sur un ordinateur. Si le lieu propose une connexion filaire ou un réseau dédié à la production, prenez-le. Les invités restent où ils sont : sur le Wi-Fi invités du lieu ou sur leurs propres données mobiles, ce qui leur suffit pour envoyer des questions.

La répétition à distance valide l’intervenant. La répétition sur place valide la salle. Prévoyez-en une courte pendant le montage le jour J ou la veille au soir, et donnez-lui une stage de test : n’importe quel écran, y compris celui de la session. Tant que la répétition est ouverte, Show on Aula met l’intervenant sur le vrai projecteur, cadré exactement comme pendant son intervention. L’intervenant voit ses slides à la taille où les voit le dernier rang, arpente la scène, essaie la télécommande ou le téléphone et entend le son de la salle. Play the intro lui montre une fois son intro. End rehearsal rend l’écran à son planning (voir Rehearse on a test stage).

Pour toute la journée, et pas seulement une intervention, lancez un test depuis le Live board : chaque écran, chaque lien d’intervenant et chaque page du public se comporte comme au moment que vous choisissez, par exemple cinq minutes avant la keynote, avec une petite mention TEST RUN sur les écrans. Les intervenants peuvent s’enregistrer et passer à l’antenne, les invités peuvent publier, vous pouvez faire Take et GO. Quand vous y mettez fin, tout ce qui a été créé pendant le test est supprimé (Test run before the event). N’en lancez jamais un pendant le vrai événement.

Le briefing tient sur une page, et il vaut la peine de le renvoyer la veille :

• Votre lien est personnel. Pas de compte, pas de mot de passe, merci de ne pas le transférer. Si quelqu’un d’autre présente, il reçoit le sien.
• Le backstage ouvre 30 minutes avant votre intervention (ou selon votre réglage). Venez tôt ; la page indique quand elle ouvre, et s’ouvre d’elle-même si vous la laissez ouverte.
• Join backstage, puis I’m ready. En backstage, nous vous voyons et vous entendons. La salle, non. Rien n’arrive sur un écran avant que vous soyez à l’antenne.
• Qui vous met à l’antenne. Dites-le clairement : « l’opérateur vous met à l’antenne » ou « vous passez à l’antenne dès que vous appuyez sur I’m ready ». Quand l’opérateur l’a vu, la page de l’intervenant l’indique.
• L’intro passe d’abord. Si la session a une intro, sa page affiche un compte à rebours. Il commence à parler quand elle se termine.
• Personne ne vous coupe. Un dépassement ne fait qu’alerter les organisateurs. Quand vous avez fini, appuyez sur Session finished, ou nous le faisons pour vous.
• Où vous vous tiendrez, et sur quel réseau. Le nom et le mot de passe du réseau de la scène, quel ordinateur, et si vous partagez votre écran ou apportez un deck HTML.
• Comment fonctionnent les questions-réponses, et si vous choisissez vous-même les questions. C’est l’objet de la section suivante.

Quelqu’un est responsable de chaque salle pendant qu’un intervenant parle. Avec une seule scène, c’est un opérateur au Live board, souvent le régisseur. Avec plusieurs salles, vous avez deux bonnes options :

• Une régie pour toutes les salles. Backstage affiche côte à côte toutes les sessions avec intervenants de la journée, une colonne par salle, avec les images, les niveaux de micro, l’état de préparation et un bouton Take. Un opérateur expérimenté peut gérer trois ou quatre salles depuis un ordinateur, à condition que quelqu’un dans chaque salle puisse lui dire à quoi elle ressemble.
• Un coordinateur dans chaque salle, avec un téléphone ou une tablette. Sur le Live board, Rooms ouvre la page propre à une salle : la session en cours et la suivante, l’état de l’intervenant, un grand bouton (Presenter ready — Take, Session finished), les questions de la salle et ses écrans, avec Black out this room en cas d’urgence. Enregistrez cette page sur l’écran d’accueil du téléphone du coordinateur : elle s’ouvre directement sur sa salle (Operate one room from a phone).

La plupart des conférences combinent les deux : un opérateur à la régie qui surveille tout et gère les écrans du hall, et un coordinateur par salle, placé là où l’intervenant peut le voir. Donnez à chacun un appareil de secours, et mettez-les eux aussi sur le réseau de la scène.

Les invités scannent le QR code de la salle et envoient leurs questions depuis leur téléphone. Une seule question à la fois peut s’afficher en grand sur les écrans de la salle, et elle recule quand la suivante passe au premier plan. Ce qu’il faut décider à l’avance, c’est qui appuie sur Show big. Le réglage Who picks the question shown big de l’engagement a deux réponses qui comptent :

• L’opérateur choisit. L’opérateur ou le coordinateur de salle lit les questions dans le panneau Engagement, accepte ou refuse ce qui attend, en affiche une en grand et la marque Answered. L’intervenant ne fait que parler. C’est adapté aux keynotes, aux intervenants nerveux, à une modération sur scène et à toute salle où une mauvaise question sur le grand écran poserait problème.
• L’intervenant choisit. L’intervenant dispose d’un onglet Audience à côté de Stage sur sa page : la question affichée en grand avec Answered, la file avec Show big, et les questions traitées à ressortir. Avec The operator or the presenter, les deux le peuvent, et la régie voit toujours tout. Pour une petite session sans personne à la régie, l’intervenant peut même valider lui-même les questions (The presenter approves questions). Photos, notes et vidéos restent toujours chez l’opérateur.

Dites à l’intervenant quel mode s’applique. Un intervenant qui attend que l’opérateur choisisse et ne voit rien venir attend en silence ; un intervenant qui choisit a besoin d’une main libre et d’un second écran. Le guide Running it live décrit chaque bouton.

Au pupitre, l’ordinateur est occupé à partager les slides. Le téléphone de l’intervenant fait donc le reste. Sur sa page, Continue on your phone affiche un code ; il le scanne avec l’appareil photo du téléphone et la même page s’y ouvre, connectée. Le code ne fonctionne qu’une fois et pendant une minute, et il ne contient jamais le lien lui-même. Il ne doit tout de même pas être à l’écran pendant que l’ordinateur partage : faites-le en backstage, avant de passer à l’antenne. Le téléphone reste connecté toute la journée de l’événement.

Sur le téléphone, l’intervenant a l’onglet Audience sous la main pendant que l’ordinateur garde les slides. S’il a envoyé un deck HTML, il obtient à la place une télécommande plein écran : le numéro de la slide, son titre, les notes de la slide en cours, un pavé tactile pour balayer et de grands boutons Back et Next. Avec les signes de la main activés, l’appareil photo du téléphone transforme un pouce levé en slide suivante. Répétez-le sur place, dans la vraie lumière ; le pavé tactile fonctionne toujours.

• 60 minutes avant l’ouverture des portes. Chaque écran affiche un point vert dans Venue → Stages, chaque vignette du Live board montre ce que vous attendez, et le tableau indique Presenter streaming: OK. Le routeur de la scène est branché sur le secteur.
• 30 minutes avant l’intervention. Le backstage ouvre. L’intervenant ouvre le lien sur l’ordinateur du pupitre, rejoint le backstage et, s’il choisit les questions ou utilise un deck, transfère la page sur son téléphone.
• 10 minutes avant l’intervention. L’intervenant appuie sur I’m ready. Le coordinateur regarde le pupitre, pas seulement la vignette, et attend le signal.
• Le début. L’opérateur appuie sur Take. L’intro passe, puis l’intervenant est à l’antenne.
• Questions-réponses. Les questions apparaissent en grand, choisies par la personne convenue.
• La fin. Session finished, par l’intervenant ou le coordinateur. Les écrans passent à ce que vous avez choisi : le planning, le cue suivant d’un show ou une story.

• Chaque intervention est une session, avec une salle, une slide d’intervenant et une règle de passage à l’antenne.
• Chaque intervenant a son lien, l’entrée d’agenda et What to expect as a presenter.
• Décidé pour chaque intervention : qui le met à l’antenne, ordinateur ou deck, quel ordinateur, qui choisit les questions.
• Une répétition à distance une semaine avant, et une courte sur place sur le vrai écran.
• Votre propre réseau pour la scène, celui du lieu testé en secours.
• Un opérateur à la régie, un coordinateur par salle et un appareil de secours pour chacun.
• Un test de toute la journée, terminé avant l’ouverture des portes.

Rien de tout cela ne demande une grande équipe. Il faut simplement les réponses avant le jour J. Les détails sont dans Presenters and sessions et l’Operator guide, et une matinée complète dans Keynotes that wait for the speaker. Ensuite, commencez gratuitement et envoyez votre premier lien de répétition.